人工智能在近年的发展令各行各业都跃跃欲试，但对于香港和亚洲地区的中小企业而言，AI应用往往仍停留在遥远的概念。原因不难理解：大部分公司员工不足五十人，没有专职IT人员，也难以承担高昂的系统部署成本。在这种情况下，要一步到位引入AI几乎是不可能的任务。真正务实的做法，是先完成流程的数码化与自动化。这不单是减少纸张和口头传达，而是让日常业务成为可以被追踪、分析和优化的数据流。只有当这个基础打好，AI才有机会发挥价值。

文：Michael C.S. So（AiX Society 人工智能应用研究学会-创会会长）

传统方式的局限

不少中小企仍然依赖WhatsApp群组交代工作，或是透过口头指令处理任务。报销需要纸本表格逐级签批，采购文件必须人手送签。这种方式虽然看似灵活，但实际上效率低、错误率高，且缺乏数据沉淀。当老板问：“上个月有多少客户查询最终转化为订单？”公司往往需要人手翻查一大堆零散纪录才能勉强回答。

这正是数码化平台的重要性：它能把日常流程搬上云端，并形成结构化数据，让管理层即时掌握业务脉络。

现代OA平台的共通功能

近年在亚洲市场流行的办公自动化平台，虽然名字各有不同，但大致拥有几个核心功能：

即时通讯与协作

所有员工都能在同一平台进行即时对话、群组讨论，并结合文件、日历和会议。讯息不再散落在不同应用程式，亦可追踪已读状态，确保重要通知不被忽视。

流程自动化与审批

报销、采购、合同审批等流程可以数码化。申请一旦提交，系统自动流转至相关主管，并记录处理时间。这种自动化能显著缩短流程周期，避免“文件滞留”。

任务与项目管理

平台通常提供看板或任务卡功能，能把口头交代转化为可追踪的任务，并分配责任人与截止时间。员工可以随时查看自己的待办，避免“谁负责什么”的混乱。

文件与知识管理

合同、报表、设计文件等都可以存放在云端，并支援多人同时编辑与批注。这不仅减少版本错乱，也为日后搜索和分析提供便利。

数据统计与报表

流程产生的数据会自动汇总成报表，例如销售数据、订单处理效率、员工任务完成率。管理层能透过仪表板即时查看营运状况，以数据而非直觉作决策。

这些功能听起来或许普通，但对于中小企来说，它们是从“纸与口”走向“数据驱动”的关键。

AI的加入：平台的分水岭

近一两年，办公平台的竞争已经进入新阶段：不只是比拼谁的通讯体验更流畅，而是谁能更快、更深入地把AI功能融入日常工作。

新一代平台的AI能力，正在改变游戏规则：

智能助理：用户以自然语言下指令，AI便能跨应用执行任务，例如安排会议、整理文件、发送通知。

智能搜索：不再依靠关键字，而是能理解语意，直接回答“公司差旅标准是什么？”并提供来源，而非只列出一堆档案。

智能表格：用户输入“请生成本季度各地区销售额柱状图”，系统就会自动统计并制作图表，无需熟悉公式。

会议摘要：AI能即时转写会议语音，并自动提炼重点与待办事项，节省繁琐的整理时间。

流程优化建议：系统根据历史数据，主动建议最佳的审批路径或表单设计，让企业逐步建立更高效的工作流程。

这些功能不再只是“锦上添花”，而是直接决定了平台能否帮助中小企迈向智慧营运。

实际应用场景

以一家零售企业为例：

客户查询透过平台记录下来，系统自动建立客户档案，后续销售人员能追踪进展。

采购订单在平台内建立，若库存不足，系统会自动推送通知，并生成补货任务。

员工在群组内的对话能一键转化为任务卡，进度实时可见。

管理层打开仪表板，就能看到订单完成率、补货效率与销售转化率。

这些数据最终沉淀为企业资产。当AI进一步导入时，它能在此基础上提供预测和建议：例如分析客户流失风险、预测缺货时间，甚至自动生成销售策略。

为何要选择AI驱动更强的平台

对中小企而言，资源有限，选择正确的平台至关重要。传统的OA平台能解决基本协作与流程问题，但若缺乏AI驱动，企业很快会遇到“升级瓶颈”——流程虽然上了云，但依然需要大量人工操作，无法真正释放AI的潜力。

相反，那些已经在AI层面有深入布局的平台，能让企业在日常使用的同时，自然地享受AI带来的效率提升，而不需要额外投资或转换。对中小企来说，这意味著可以“一步到位”：先用它完成数码化，然后逐步走向智慧营运。

香港和亚洲的中小企，若要在AI时代保持竞争力，第一步必须是流程数码化。但在选择平台时，不能只看眼前的通讯与协作便利，更要考虑长远的AI能力。因为真正能帮助企业持续增长的，不只是把纸张换成电子档，而是能把数据变成决策依据，把任务转化为自动化，把会议记录转化为可行行动。

因此，企业应该优先选择那些AI驱动功能更强的平台。这不仅能解决当前的营运痛点，更能为未来的智慧营运奠定基础。