AI 人工智能发展迅速，由内部知识问答、智能客服，到自动化流程与分析决策各方各面，不少企业都在研究将AI应用到企业营运中。然而，不少企业在部署AI的使用时，容易把焦点放在聊天机械人、AI Agents，与模型能力本身，却忽略了建立文件治理中枢（Centralized Document AI Tower），统一管理文件、权限、来源、更新、审批及记录，容易导致资讯零散、过时，甚至出现高风险的情况。

应用AI易忽略文件管理重要性

因各企业均须处理大量重要文件，包括合约、发票、员工纪录、内部知识及客户资料等。当这些资料要交由人工资能处理，除了关注“AI能否回答”，“AI该回答甚么、可给谁看、根据哪一份文件回答”亦是企业该考虑的重中之重。由管理使用者的临时存取权限、授权代理存取、判定外判人员可接触哪些敏感资讯；亦要确定AI在审计或事故调查时，清晰证明流程合规；同时确保资讯内容的拥有权，且来源内容能持续更新，亦是不能忽略的核心问题。

ParaDM 推出的 SmartShareAI Platform，是一个结合智能文件管理系统（automated DMS）与文件防护罩（Document Shield）的文件智能治理AI平台，可连接聊天机器人或AI代理，进行安全的语意（Semantic）搜寻，同时确保对敏感文件的存取有权限感知（permission-aware），可清晰定义内容的拥有权。同时，平台支援让团队协作编辑（Co-edit）及文件的分类与保护，同时可设定自动化工作流程，就来源文件进行审阅及批准，确保AI所使用的内容均是有依据、并可追溯的。

提升AI治理透明度　防企业资料外泄

在企业治理层面上，平台会保留完整的生成式AI日志（GenAI logs），即开发或使用生成式人工智能模型时，系统所产生的互动与操作纪录，以提升其透明度，并建立完整的AI治理流程，保护敏感文件。透过权限报告（permission reports），可更有效防止检索增强生成系统（RAG系统）出现外泄企业资料的风险；再配合保留政策（retention policies），更能确保数据时效性，同时兼顾资料安全。

ParaDM 认为企业发展 AI，关键不应只部署聊天机械人或接入 AI Agent，而须在文件管理、权限控制、内容拥有权、流程审批、合规审计及资料更新之间，建立一套有系统、可持续、可治理的基础；否则只会停留在使用初型 AI（prototype）的阶段，而不能成为企业真正可信、可管及可扩展的能力。以文件拥有权为核心使用AI，才能让企业更安心。ParaDM 早前更参与由《香港01》举办“企业人工智能升级转型交流日”，与多个国际企业代表，共同探讨最新 AI 应用实战及商机。

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（资料由客户提供）