记得不久前，在金钟某座商厦的高层会议室里，一间大型集团的董事局正在讨论 2026 年的数码转型方案。桌上摆满了不同供应商递交的提案，大家一边饮著咖啡，一边谈论“自动化如何令流程更快”、“AI 如何协助审批”、“文件如何更容易管理”。

文：Michael C.S. So ｜ AiX Society

但当 IT 总监翻到系统的伺服器架构那一页，全场突然安静下来。他擡起头，用一种不容含糊的语气问道：

“伺服器在哪？所有文件是否全都存放在中国境内？备份是否也在中国境内？”

问题一出，连 CFO 都停止写字。因为所有人都明白，这一条问题的答案，将决定整个项目是否能落地。

一、企业真正怕的不是“转型”，而是“看不见的风险”

过去很多企业谈起系统时，首要考虑往往是功能：

流程是否快？

界面是否易用？

能否帮部门节省人手？

但近两年，公司真正担心的反而变成了 资料主权*—— 资料去哪里、谁能看、是否会跨境、是否会被模型读取、是否符合本地与内地法律。

尤其对一些金融、医疗、保险、物流企业来说，*只要资料曾“走错一步”*，后果可能不是技术错误，而是监管风险，甚至影响牌照。

一位银行 CIO 曾对我说过一句很重的话：

“现在所有科技问题，本质上都是合规问题。”

如果连伺服器地理位置都无法说得清楚，再漂亮的自动化流程也没有意义。

二、办公室自动化系统：企业以为买的是效率，实际买的是主权

企业在台面上讨论 OA 系统时，说的是效率——报假更快、审批更顺、文件更易找；

但企业在私下真正问的是：

*“这套系统是否会看得太多？”*

*“我们是否愿意让它知道所有流程？”*

*“它会不会拿走我们的企业知识？”*

因为办公室自动化系统会触及：

•⁠ ⁠SOP

•⁠ ⁠人事资料

•⁠ ⁠客户文件

•⁠ ⁠合规流程

•⁠ ⁠法律文件

•⁠ ⁠审批炼纪录

•⁠ ⁠财务内部往来

•⁠ ⁠采购循环

•⁠ ⁠以及所有公司正在“如何运作”的真相

换言之，企业不是在衡量一套系统的功能，而是在衡量是否愿意把“企业的灵魂”交给一个平台保管。

这不是夸张，而是我在不同企业的会议室里一次又一次看到的真实焦虑。

三、最尖锐的三条问题，所有企业都在问

每当我向企业介绍系统，他们最终一定会回到这三个问题：

1.⁠ ⁠*伺服器是否完全在中国境内？有无跨境传输？*

企业要的不是模糊答案，而是*黑白分明的证明*。

这涉及《网络安全法》、《数据安全法》、《个人信息保护法》以及香港本地 PDPO 的交叉地带。

一语道破就是：

*资料能不能移出中国境内？一分钟都不行。*

2.⁠ ⁠*文件会在系统留多久？是否真的可以删除？*

企业担心的包括：

•⁠ ⁠系统是否保留影子副本？

•⁠ ⁠删除是否真正删除？

•⁠ ⁠员工离职后资料如何处理？

•⁠ ⁠备份是否会同步到境外？

文件不是文件，而是企业责任。

3.⁠ ⁠*AI 是否会读取文件？会否用作模型训练？*

2026 年的最大恐惧之一，就是资料被默默拿去训练模型。

没有一间企业愿意让 AI 读走他们的客户资料与内部知识。

四、为何透明度比效率更可怕？

很多企业以为自己需要的是“更自动化的流程”，

但当系统落地，他们才发现自己真正害怕的其实是“透明度”。

因为系统一旦具备审计能力，它会毫不留情地揭露事实，包括：

•⁠ ⁠哪个部门长期拖批件

•⁠ ⁠哪条 SOP 形同虚设

•⁠ ⁠哪些机密资料曾被错误流转

•⁠ ⁠哪些流程由新人未经授权处理

•⁠ ⁠哪些高层半夜批文件（而且毫无理由地快）

我曾见过某企业导入系统后，才第一次知道：

原来某些审批权限多年来全落在一位中层手上；

某些 HR 文件多人能查看完全不符合合规要求；

某些采购纪录没有 audit trail，连谁改过都查不到。

系统令企业变得赤裸。

而赤裸不是所有管理层都愿意面对的。

五、2026 的企业升级，不是升级技术，而是升级“确定性”

说到底，企业真正需要的只有三件事：

（一）确定资料在哪里

伺服器地点、备份区域、跨境政策，全都要写得清清楚楚。

这是所有功能之前的“0 号条件”。

（二）确定谁能看到甚么

权限不再是部门为单位，而是：

文件阶段 / 流程节点 / 权重级别 / 是否可下载 / 是否可再分享。

（三）确定资料不会离开可控范围

企业需要知道：

•⁠ ⁠系统是否与第三方共享资料

•⁠ ⁠AI 是否会读取内容

•⁠ ⁠模型是否在本地运行

•⁠ ⁠是否存在后门或管理员“超级权限”

企业愿意交出资料，但前提是：全部都在可控的边界内运行。

当企业愿意承受被看见，办公室自动化系统才真正开始发挥力量

我常对客户说一句话：

“自动化不会令你更高效，自动化只会把你本来的模样放大。”

如果企业本身有纪律、有制度、有合规文化，

系统会令这些优点像被打了光一样变得更清晰。

但若企业本身流程混乱、权限不明、资料散乱，

办公室自动化系统只会把混乱变成“可量化的混乱”。

2026 年，是企业必须面对的一年。AI 会加速，自动化会普及，跨地域协作会成为常态。

然而，无论技术如何演进，有一件事永远不会改变：

企业的资料是企业的灵魂。灵魂能交给谁，永远是管理层最重要的决定。