Gemini不只会写信、做简报，更能串起Gmail、Drive、文件等。本文用3个工作情境，示范如何在Workspace中运用Gemini。

多数人对“Gemini整合Workspace”的印象，是Gmail右上角多了一颗星星图示。但真正值得看的，是它放进日常工作之后，到底能帮你做到哪一步。

这篇文章用三个常见工作情境实测：主管寄来一封Email，能不能直接整理成报告；云端硬碟里有一堆资料，能不能快速做成简报；开完会后，能不能把会议纪录整理成待办，再写出会后信。

三个工作流都从Workspace内建的Gemini侧边栏开始，除了记录完整提示词，也会实际检查产出的数字、档案与待办有没有出错。

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Google Gemini怎么用？Gemini App、Workspace、Spark差在哪？

Google现在提供几种不同的Gemini使用方式，功能有部分重叠，但使用情境不太一样。

• Gemini App：适合跨Gmail、云端硬碟等服务找资料、整理内容。
• Workspace里的Gemini：直接从Gmail、Google文件、试算表、简报或云端硬碟侧边栏操作，可以摘要、改写、整理资料，也能进一步建立文件、试算表、简报或执行部分跨服务操作。
• Gemini Spark：适合把多步骤或持续性的任务交给AI处理。

如果只想记一句话，可以理解成：Gemini App偏向找资料，Workspace里的Gemini直接处理手上的工作，Spark则适合更长、更复杂的流程。

本文接下来的三个实测，都聚焦在Workspace里的Gemini侧边栏。差别只在工作起点不同：工作流1从Gmail开始，工作流2从Google Drive开始，工作流3则从会议纪录出发。

Gemini支援哪些Google Workspace工具？Gmail、Drive、文件功能一次看

免费版Gemini能用Workspace吗？

可以，但免费版主要是从Gemini App连结Workspace资料；如果要直接在Gmail、Google文件、试算表等工具里使用Gemini侧边栏，则需要付费方案。

一般Google个人帐号不必付费，就能在Gemini App开启“连结的应用程式”，让Gemini搜寻已连结的Workspace资料。

设定方式如下：

• 到Gemini App的“设定”
• 选择“个人化智慧服务”
• 点进“连结的应用程式”
• 开启“Google Workspace”

另外还要确认两项设定：

• Gmail中的“其他Google产品的智慧功能”必须开启
• Gemini的活动记录必须保留，否则无法使用Workspace连结功能

不过，《数位时代》2026年9月实测发现，帐号语言会影响Gemini App能连结的服务范围。

本次测试帐号使用原本的中文设定时，无法在Gemini App连结Google云端硬碟与Google文件。将Google帐号的预设语言切换为英文后，Drive与Docs才出现在可连结范围中，之后便能直接搜寻其中的内容。

这是本次实测观察到的结果，并非Google公布的正式开通条件，也不保证所有帐号情况都相同。

另外要注意，免费帐号可以从Gemini App搜寻已连结的Workspace资料；如果切回Gmail、Google文件、试算表或云端硬碟，想直接使用内建Gemini侧边栏，仍需要符合资格的付费方案。

Gemini工作流实测：Email、简报、会议纪录都能交给AI？

为了完整测试Gemini在Workspace里能做到哪些事，以下三个工作流都使用Google AI Pro个人帐号进行。第一个从Gmail交办信开始，第二个从Google Drive里的一批资料开始，第三个则从会议纪录出发。

这次想看的重点很简单：Gemini能不能把工作一路接下去做，以及每多做一步，资料会不会漏掉、用错或被重新理解。

工作流1｜Gemini Gmail怎么用？把主管Email整理成Google文件

情境： 主管寄信交办任务，资料散在Gmail与云端硬碟。目标是不离开Gmail，直接整理资料并产出Google文件。

这次实测使用Gmail侧边栏的跨应用生成功能。素材包含一封主管交办信，以及云端硬碟中的成效报告、流量试算表、问卷PDF、简报样板与旧会议纪录。

Step 1：先读懂主管要什么

在Gmail侧边栏输入：

把这封信整理成一份任务说明：对方要什么、牵涉到谁、期限是什么时候、我需要准备哪些资料。

Gemini能正确抓出任务、期限与注意事项，连“数据以试算表为准，不要用报告里的数字”也有整理出来。

Step 2：去云端硬碟找资料

接著要求：

在我的云端硬碟“星轨周报_test”资料夹里，列出每一份档案的档名、类型，以及一行内容说明。

Gemini列出了六份档案，但指定资料夹里其实只有五份。其中一份“周会纪录”放在别的资料夹，仍被一起抓进来。

这代表，资料夹名称比较像搜寻提示，无法真正限制搜寻范围。进一步追问档案实际存放位置时，Gemini前后给了两个不同答案，而且两个都错。

Step 3：整理报告重点

接著我们输入：

根据这封信和这些云端硬碟档案，整理出写报告需要的资讯：目前进度、关键数字、卡住的地方、还没厘清的问题。不确定的部分要标出来，不要自己补。

这一步表现最好。缺少的9月数据，它有标示“尚未结算”，也没有把旧Q2数据混进来。

但它仍把主管明确要求排除的报告数字，放进了关键数据里。追问来源后，Gemini会承认数字用错，也能解释为什么不该使用。它具备找出错误的能力，但第一次输出时未必会主动检查。

Step 4：直接生成Google文件

最后要求：

根据上面的整理，做一份给主管看的Google文件报告。结构：背景、目前进度、关键数据、风险、下一步（含负责人与时间）。控制在一页以内，存到云端硬碟。

约20秒后，Gemini就建立好一份Google文件，结构与排版都已完成。

问题是，前一步才确认有误的数字，到了正式报告里又再次出现。同一份文件甚至一边注明“不采用成效报告数字”，下面却又引用了那组数据。

这代表，前面已经纠正过的错误，不一定会自动反映到下一次生成结果里。

实测结论

从主管Email的交办需求到一份Google文件，Gemini约10分钟就能完成整理与排版，成品已接近可用。

但实测也发现几个风险：指定资料夹仍可能抓到其他档案、被排除的数字可能再次出现，前面修正过的错误也不一定会延续到下一次生成。

最适合的用法，是让Gemini先整理资料与产出初稿，再由人核对关键数字与来源。

工作流2｜Gemini Google Drive怎么用？把云端资料直接做成简报

情境： 云端硬碟里已经有报告、试算表与问卷PDF，要在会议前快速整理成一份简报。

这次一样从侧边栏开始，只是入口换到云端硬碟：先开启“星轨周报_test”资料夹，再点右上角的Gemini图示。因为侧边栏是在资料夹里开启的，提示词不必再指定一次搜寻范围。

只下一道指令：

根据这个资料夹里的档案，做一份8页的Google简报。结构：封面、本季摘要、三项重点各一页、数据图表一页、风险一页、下一步一页。版面参考“简报样板”那份简报，存到同一个资料夹。

约一分钟后，一份8页简报直接生成完成。

指定的深蓝色系、字体、留白与标题层级都有跟著需求，8页结构也完全照指令完成。旧Q2数据没有混进来，9月未结算的项目也有标注。

整体完成度已经很接近可以拿去开会的版本。

虽然指令要求一页数据图表，但拆开简报后可以看到，里面没有真正的图表物件。如果需要图表，还是得自己从Google试算表插入。

实测结论

做简报是Gemini目前表现比较亮眼的场景。版面、页数、结构都能快速完成，一分钟就能产出一份视觉上接近可用的版本。

但还有2件事要人工检查：图表是不是只是画出来的图形；每个数字是否真的来自正确来源

工作流3｜Gemini会议纪录怎么整理？自动建立Tasks与会后信

情境： 周会结束后，要把会议纪录整理成决议与待办，建立Google Tasks，再写一封会后信。

需要注意的是，Meet的“帮我做笔记”目前不支援中文，因此这次直接从既有的会议纪录开始测试。

本次同样使用Workspace里的Gemini侧边栏，从既有会议纪录开始，依序测试整理内容、建立Google文件与Tasks，以及生成会后信。

素材是一份包含三次会议的周会纪录，共有6笔待办，刻意混合“有负责人有期限”、“有负责人没期限”与“两者都未指定”三种情况。

Step 1：整理决议与待办

读取这份会议纪录，整理成两份清单：一是已拍板的决议，二是待办事项。待办要标出负责人与期限，会议中没讲清楚的就标“未指定”，不要自己补。

Step 2：建立文件与Google Tasks

接著输入：

把决议与待办整理成一份新的Google文件，存到“星轨周报_会议_test”资料夹。同时把待办事项建到Google Tasks，期限照文件里标的，未指定的就不要设期限。

Google文件会直接建立，但新增Google Tasks前会先跳出确认卡，让使用者检查即将建立的项目。期限处理得很准确，没有期限的待办也没有被硬塞日期。

问题出在数量：文件里有6笔待办，Google Tasks最后只建立4笔。另外两笔直接消失，Gemini也没有提醒哪些项目被略过。

Step 3：生成会后信

最后要求：

根据这份决议与待办，写一封会后信给与会者，开头一句话讲会议结论，接著列出决议与待办，语气正式但不冗长。先给我草稿，不要寄出。

实测结论

同一份会议纪录，在Google文件6笔、Google Tasks 4笔，显示内容在不同格式之间转换时，可能会有遗漏。

最简单的检查方式，就是每完成一个产出，都回头数一次项目数量。Gemini很适合帮忙整理会议内容，但跨工具接力时，完整性还是需要自己确认。

Gemini in Google Workspace常见问题

Gemini免费版可以用Gmail、云端硬碟吗？

可以。一般Google个人帐号在Gemini App开启“连结的应用程式”后，就能跨Gmail与云端硬碟找资料、做摘要，不必付费。

不过实际可连结的服务会受到语言与帐号状态影响。《数位时代》2026年9月实测发现，本次测试帐号使用中文设定时可以搜寻Gmail，但无法连结Google云端硬碟与Google文件；将Google帐号预设语言切换成英文后，Drive与Docs才出现在可连结范围中。这不是Google公布的正式开通条件，也不保证适用所有帐号。

另外，Gemini App能连结Workspace，和Gmail、Google文件、云端硬碟内建的Gemini侧边栏是两回事。后者仍需要符合资格的付费方案。

跨应用生成、Gemini Spark与Meet自动会议笔记也需要符合资格的付费方案。

中文帐号有哪些功能还不能用？

Gemini App一般对话、Gemini Spark与大部分Workspace侧边栏功能都支援中文。

目前主要有两个例外：

• 跨应用生成：初期仅支援英文
• Meet“帮我做笔记”：目前不支援中文

因此想使用这两项功能，现阶段仍要改用支援语言。

Gemini会拿我的Gmail、云端硬碟内容训练AI吗？

Google表示，不会直接拿整个Gmail收件匣、云端硬碟、联络人或日历内容来训练生成式AI模型。

但如果开启“保留活动记录”，Gemini对话可能被用来改善Google服务，而对话中也可能包含从Workspace带进来的内容。

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